Медицинский портал - сайт для врачей и фармацевтов

Внутренний аудит аптеки по проверочным листам: алгоритм и особенности

22 октября 2019
1450
Средний балл: 0 из 5

Внутренний аудит аптеки позволяет определить эффективность внутренней системы качества, его целью не является наказание отдельных сотрудников за ошибки

Внутренние проверкиВнутренний аудит аптеки позволяет определить эффективность внутренней системы качества, его целью не является наказание отдельных сотрудников за ошибки.

Расскажем, как организовать результативный аудит, применяя проверочные листы Росздравнадзора и дополнительные вопросы.

Больше статей в журнале «Новая аптека» Активировать доступ

Внутренний аудит в аптеке: цели

Выделим основные и дополнительные цели внутреннего аудита в аптеке.

Основная цель внутренних проверок, внутреннего аудита - это оценка эффективности самой системы качества, которая создана в аптеке.

К дополнительным целям аудита можно отнести следующие:

  1. В процессе внутренних проверок ответственный по качеству может определить, насколько эта система пригодна и результативна, т.е. насколько аптека гарантирует качество услуг, которые она предоставляет.
  2. В результате проведения внутреннего аудита руководство аптеки обеспечивает соответствие процессов требованиям нормативных документов.
  3. В результате проведения проверочных мероприятий администрация выявляет оперативные проблемы, получает обратную связь, оценивает и выявляет инструменты устранения нарушений.
  4. Внутренний аудит позволяет руководству получать объективную информацию о состоянии дел в аптечной организации.

Оценка деятельности индивидуальных исполнителей и тем более их наказание не является целью внутреннего аудита.

Росздравнадзор в рамках риск-ориентированной модели проверок разработал проверочные листы, или чек-листы.

Рассмотрим подробнее вопросы, которые возникают у сотрудников аптек к самим контрольным вопросам в журнале "Новая аптека".

Этапы внутреннего аудита

В процессе проведения внутренних проверок можно выделить несколько этапов:

Основные этапы

Лучше всего подходить к тематике проверок с точки зрения процессного подхода, то есть осуществлять проверки по процессамдеятельности, например, выделять процесс хранения, процесс отпуска, процесс ценообразования и т.д.

Сначала нужно выделить те процессы, которые влияют на качество работы аптеки и уже в ходе аудита проверять эти процессы.

Результаты проверок. При составлении графика проверок необходимо учитывать предшествующих проверок. Полезным может быть и опыт коллег, результаты проверок которых можно применять и в собственной деятельности.

Особое внимание следует обратить на те процессы, по которым ранее были выявлены нарушения. В аптеках лидерами по нарушениям являются процессы хранения и процессы отпуска лекарственных препаратов. Поэтому эти процессы нужно проверять чаще.



План проведения внутреннего аудита

Проводить внутренние проверки рекомендуется по плану, который составляется на год.

Периодичность проверки отдельных процессов аптека устанавливает самостоятельно – один раз в год, раз в полгода, раз в 3 месяца.

Те процессы, по которым нарушения выявляются редко, можно проверять реже. Если по каким-то процессам нарушений нет, из графика проверки их можно исключить.

Пример плана проведения аудита представлен на рисунке ниже.

Примерный план аудита

Комплексная проверка

В некоторых аптеках довольно часто проводится комплексная проверка. Не следует организовывать ее часто – не чаще 1-2 раз в год.

Если аптеке предстоит плановая проверка со стороны надзорных органов, конечно перед плановой проверкой проводится комплексная внутренняя проверка.

Как отвечать на контрольные вопросы Росздравнадзора, используйте для работы  чек-листы из  журнала  "Новая аптека".

Кто проводит внутренние проверки

Состав комиссии для проведения внутренних проверок утверждается администрацией аптечной организации. Состав комиссии может быть,как постоянно действующим, так и временнымт.е. тематическим в зависимости от того, какой процесс проверяется.

Администрация аптеки также может назначать из числа сотрудников внутренним локальным актом должность штатного аудитора, либо привлекать внешних экспертов. Второй вариант является более эффективным.

  • В статье вы найдете только несколько готовых образцов и шаблонов. В Системе «Консилиум» их более 5000.

Успеете скачать всё, что нужно, по демодоступу за 3 дня?

Активировать

Проверка на основе проверочных листов

При разработке своих форм проверочных листов аптека может взять за основу приказы Росздравнадзора   № 9438 от 09.11.2017 г., № 10449 от 20.12.2017 г., которым утверждены чек-листы по разным направлениям работы:

  1. Контроль за обращением лекарственных средств.
  2. Контроль за обращением медицинских изделий.
  3. Хранению лекарственных средств.
  4. Отпуски реализация лекарственных средств.
  5. Уничтожение лекарственных средств.

Шпаргалка для аптек по внутреннему аудиту: программа, СОП и чек-листы для самодиагностики в журнале «Новая аптека»

При разработке проверочных листов для внутренних проверок имеет смысл дополнительно включить следующие чек-листы:

  • наличие посторонних электроприборов;
  • наличие посторонней верхней одежды сотрудников.

Также имеет смысл убрать контрольные вопросы, частая проверка которых не требуется. Одним из таких вопросов является наличие отделенных административно-бытовых помещений от помещений хранения. При проведении проверки аудитор отмечает наличие соответствия данного пункта чек-листа нормативным актам Росздравнадзора.

В проверочные листы Росздравнадзора включены не все возможные требования, которые касаются хранения, отпуска, реализации товаров аптечного ассортимента,необходимые при внутренней проверке.

Существует также ряд жестких формальных требований, соблюдение которых проверяет Роспотребнадзор и их тоже нужно включать в проверочные листы для того, чтобы быть уверенным в системе качества аптеки.

В проверочные листы по отпуску лекарственных препаратов в связи с изменением законодательства сейчас нужно включать вопросы, связанные с предоставлением информации:

  • о ценах на товары аптечного ассортимента;
  • о предоставлении информации в рамках фармконсультирования.

Вопросы, которые отсутствуют в проверочных листах Росздравнадзора

При разработке проверочных листов необходимо понимать, что Росздравнадзором рассмотрены не все вопросы в отношении процессов, проверку которых необходимо осуществлять.

На какие-то процессы придется разрабатывать проверочные листы самостоятельно, например:

  • соблюдение правил ценообразования;
  • соблюдение санитарных требований к помещению;
  • соблюдение санитарных требований к оборудованию, начиная от санитарного состояния и заканчивая требованием к микроклимату;
  • соблюдение санитарно-гигиенические требований к персоналу, начиная от обучения и заканчивая прохождением медицинских осмотров;
  • соблюдение санитарных требований к уборке помещений - наличие СОПа (другого внутреннего нормативного акта), регламентирующего порядок уборки; периодичность (наличие и соблюдение графика уборок); требования к уборочному инвентарю и дезсредствам (наличие в достаточном количестве, соблюдение правил их использования, правила хранения;
  • наличие соблюдения программы производственного контроля.

! Проверочный лист по отпуску и хранению медицинских изделий – за что штрафуют, узнайте в журнале «Новая аптека»

Проведение проверок и оформление ее результатов

Проводить проверку можно не только на основании проверочных листов, в некоторых случаях удобнее составлять акты проверки, а после этого оформлять ее результаты.

На рисунке ниже приведен образец акта внутренней проверки наличия лекарственных препаратов, входящих в минимальный аптечный ассортимент.

Пример акта проверки

В основе данного акта лежит 3 критерия оценки: 

  • наличие или отсутствие препарата;
  • наличие журналов регистрации препаратов и ведение их в установленном порядке;
  • принимаются ли в аптеке меры при отсутствии обязательного препарата;

В этом случае критериев оценки немного, поэтому можно составлять акт. Если же это процессы, которые оцениваются по многим параметрам, например, процесс хранения, тоакт будет объемный.

Поэтому оценивать внутренние процессы по проверочным листам, по списку контрольных вопросов более удобно и рационально.

Материал проверен экспертами Актион Медицина

logo
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок пришлем готовые образцы приказов по ВКК!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и читать статьи без ограничений!
Зарегистрироваться
Хотите скачать файл?


Чтобы скачать этот файл и получить доступ к другим документам, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту:)

В подарок пришлем готовые образцы приказов по ВКК!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и читать статьи без ограничений!
Зарегистрироваться
Сайт для медицинских работников!


Provrach.ru - профессиональный сайт и многие статьи здесь закрыты. Для медработника регистрация займет 1 минуту.

В подарок пришлем готовые образцы приказов по ВКК!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и читать статьи без ограничений!
Зарегистрироваться
×

Семинар

Как удержать медработников: зарплаты, следственный комитет, жалобы пациентов

  Участвовать

Гость,

 

Вам предоставлен персональный доступ
к системе «Консилиум»

Активировать

Гость,
редакция выбрала Вас!

Заберите свежий номер журнала
«Новая аптека»

Забрать журнал
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.